oktober 2012

woensdag 24 oktober 2012

Slim werken slim reizen: sleutel om belangen maatschappij en werkgevers te verbinden

De berichten over leegstaande kantoorpanden (8 mln. m²) zijn alarmerend. Maar in gebruikte kantoren (40 mln. m²) is de leegstand ruim 2 keer groter. Kantoorwerkplekken zijn over de dag gemiddeld maar voor 55% bezet. Deze ‘onzichtbare leegstand’ (18 mln. m²) neemt nog verder toe wanneer meer mensen gaan telewerken. Dit kosten werkgevers handenvol geld.

Tegelijk ligt hier ligt een enorme kans. Want overgaan op flexibele kantoorconcepten, telewerken in combinatie met kleinere kantoren betekent een kostenbesparing voor werkgevers én minder mobiliteit. De combinatie van slim werken en slim reizen is daarom krachtig. Hier ligt de sleutel om maatschappelijke winst (duurzame mobiliteit) te verbinden aan een groot werkgeversbelang: structurele kostenbesparing.

Wanneer werkgevers en overheden vanuit deze samenhang gaan denken en doen, dan ontstaat er een duidelijke en structurele drive voor het bedrijfsleven om (als een spin off) bij te dragen aan betere bereikbaarheid.

De kosten voor onbenutte werkplekken belopen in Nederland 9 mrd./jr. Dat is meer dan wat werkgevers aan mobiliteit besteden. En meer dan wat de overheid überhaupt jaarlijks in mobiliteit steekt. Door werkprocessen én mobiliteit slimmer te organiseren kunnen werkgevers hier structureel besparen. De –nog beperkte- casuïstiek wijst erop dat deze aanpak hout snijdt. Bij Energiebedrijf Essent waren de scanresultaten aanleiding om naar kantoorlocaties bij stations te verhuizen en telewerk in te voeren. Dit leverde niet alleen een kostenbesparing op van € 20 miljoen/jr., maar ook veel minder automobiliteit, minder emissie én een betere arbeidsmarktpositie. Een mooi voorbeeld van People, Planet, Profit. Zo valt er nog een wereld te winnen.

Scanportaal: inzicht voor werkgever en kansen voor dienstverleners
Er liggen hier kansen – maar ook enorme drempels. Voor werkgevers is invoering van slim werken en slim reizen een hoofdpijndossier vol onzekerheden en risico’s. Het onderwerp blijft nieuw. De werkelijke kosten zijn vaak lastig boven tafel te krijgen. Het ontbreekt aan benchmarks, aan bewijsvoering, aan inzicht in de samenhang der dingen.

Het startpunt voor deze benadering moet zijn: inzicht in kosten van mobiliteit, parkeren en werkplekken, én inzicht in de kosten van onderbenutting (‘Opportunity Cost’).


Kosten per medewerker. Bron: Benchmark Mobiliteit.NU



De stichting Mobiliteit.NU biedt hiervoor een scanportaal aan. Het dashboard geeft inzicht in kosten en kansen. Invalshoeken zijn: arbeidsvoorwaarden, bereikbaarheid, mobiliteit (‘puntensysteem’), werkplekken, parkeren, ICT, cultuur, voertuigpark-samenstelling, Slim Werken, relocatie (verhuizen), emissie/ duurzaamheid, etc. De meeste scans zijn gratis en openbaar toegankelijk. Zie de onderstaande figuur.



Zo wordt het makkelijker – maar toch ook weer moeilijker. Veel werkgevers hebben dan ook behoefte aan ontzorgen. Hier ontstaan kansen voor hun huisleveranciers. Dat kunnen wagenparkbeheerders zijn, maar ook makelaars, organisatie- en werkplekadviseurs, leveranciers van HR-, Facilitaire en ICT- diensten. Want met het portaal kunnen die de scans bij hun klant uitvoeren, en inzichtelijke, samenhangende oplossingen aanbieden. De stichting bundelt de uitkomsten van de scans dan weer in diverse benchmarks.

Betekenis voor overheden
Overheden kunnen deze kennis slim gebruiken in hun contacten met werkgevers én voor hun eigen organisatie.

Creëer betrokkenheid bij werkgevers
Al meer dan 20 jaar is de overheid bezig met mobiliteitsmanagement. Maar wanneer die werkgevers niet écht in actie komen, blijft de aanpak van de files dweilen met de kraan open. De uitdaging is het creëren van betrokkenheid bij werkgevers. Dat lukt alleen als het bedrijfsleven er zelf voordeel bij heeft en dienstverleners hun kansen zien.

Gebruik allerlei onderhandelingssituaties met werkgevers
Werkgevers hebben zelf baat bij slim werken en slim reizen. Maar dat betekent niet automatisch dat ze er mee aan de slag gaan. Overheden kunnen hen een duwtje geven. Komt een organisatie langs met klachten over parkeren? Laat ze eens naar de parkeerscan kijken. Hebben ze last van files? Laat ze de Benchmark Slim Werken doen. Zo wordt duidelijk hoe groot de handelingsruimte van de werkgever zelf is. Uiteraard kan de overheid bijspringen – maar dan slimmer. Werkgevers kunnen worden aangemoedigd, hun huisleveranciers uit te dagen om hen van dienst te zijn. De tools zijn te vinden op Mobiliteit.NU.

Zelf doen
Overheden kunnen ook voor hun eigen organisatie een gratis scan laten doen. Beleidsmedewerkers verkeer of milieu kunnen bijvoorbeeld het gesprek aangaan met hun collega van P&O.

>> ga naar het scanportaal

Dit dashboard
Circa 50 organisaties voerden tot nu toe de scans uit van Mobiliteit.NU. Dit aantal is nog klein en niet representatief voor heel Nederland. Natuurlijk zijn er regionale verschillen in kosten voor bijvoorbeeld kantoorruimtes en parkeerplekken. Toch zijn de cijfers interessant: het gaat om het best beschikbare cijfermateriaal met betrekking tot Slim Werken Slim Reizen. Naarmate het aantal scans toeneemt, wordt het mogelijk om meer representatieve cijfers te presenteren en ook regionale verschillen.

Dit dashboard is gebaseerd op de scans van de stichting Mobiliteit.NU. Dat leidt tot inzicht in kostenkengetallen van werkgerelateerde mobiliteit. Die bieden een interessant beeld van de mogelijkheden van Slim Werken Slim Reizen. Het dashboard ontsluit de informatie uit de scans op 3 niveaus:
  • macro: de situatie in Nederland; 
  • meso: kantoorwerkgevers; 
  • micro: medewerkers . 
Begrippen:

telewerken
arbeid die op afstand van de werk- of opdrachtgever wordt uitgevoerd met behulp van informatie- en communicatietechnologie (ICT)
thuiswerken
werken vanuit huis
het nieuwe werken
tijd- en plaatsonafhankelijk werken

e-werken/ mobiel werken
hetzelfde als telewerken
slim werken
hetzelfde als Het Nieuwe Werken
flexkantoren
kantoren waar medewerkers geen vaste werkplek hebben
slim reizen

populaire naam voor mobiliteitsmanagement
mobiliteitsmanagement

het organiseren van slim reizen
slim werken slim reizen
mobiliteitsmanagement waarbij nadrukkelijk de combinatie met Het Nieuwe Werken is gelegd


Macro: onbenutte kantoorruimte kost 1,2 miljard in Rijnmond

Bij bereikbaarheidsproblemen roepen werkgevers van oudsher dat de overheid in actie moet komen en meer moet investeren. Dat lijkt logisch, want de overheid steekt veel geld in infrastructuur en openbaar vervoer. Uit onderzoeken blijkt dat werkgevers nog veel meer geld in werkgerelateerde mobiliteit steken dan de overheid. In een aantal regio's zijn de investeringen van overheid en bedrijfsleven in beeld gebracht.

Veel werkgevers vragen zich af wat invoering van het Nieuwe Werken kost. Uit deze cijfers blijkt dat juist de huidige praktijk met vaste werkplekken duur is. Door HNW en SRSW in te voeren, is minder ruimte nodig. Dit levert geld op en een betere bereikbaarheid.

Mobiliteitsbestedingen in Rijnmond
De onderstaande tabel toont de omvang van de overheidsbestedingen in infrastructuur en OV (zowel aanleg als beheer).

Overheidsbestedingen mobiliteit in de regio Rijnmond, 2008
In de private sfeer gaat er veel meer geld om. De totale km.-kosten voor auto en OV belopen in Rijnmond € 3,4 mrd./jr. Dat is ca. 3 keer de omvang van de overheidsuitgaven.

En kijken we naar de werkgevers, dan blijkt dat de uitgaven voor werkgerelateerde mobiliteit (parkeren, woon-werk- en zakelijk verkeer)  hier ca € 1.250 mln. zijn. Dat is ruim 1,2 keer meer dan de overheidsuitgaven (zie onderstaande tabel).
Private bestedingen mobiltieit in Rijnmond, 2008
De verschillen worden nog groter wanneer je hier de bestedingen aan kantoorwerkplekken toevoegt. In Rijnmond gaat het om € 2,4 mrd. per jaar. Samen met werkgerelateerde mobiliteit komt dat op € 3,7 mrd. per jaar. Bij een gemiddelde bezetting van de werkplek in Nederland van 50% geven de werkgevers in deze regio aan onderbezetting € 1,2 mrd. uit. Ook dit is 1,2 keer meer dan wat de overheden besteden. Met andere woorden: alleen al aan leegstaande kantoorplekken geven werkgevers in Rijnmond 20% méér uit dan alle overheden in de regio aan verkeer en vervoer (zie onderstaande figuur):
Bron: Geldstromen rond werken en mobiliteit in Rijnmond, Februari 2008,
Montefeltro in opdracht van Gemeentelijk Havenbedrijf Rotterdam)

Mobiliteitsbestedingen in andere regio’s
In andere regio's blijkt dit beeld identiek. De onderstaande tabel toont de  verhoudingen tussen private en publieke geldstromen in een aantal regio's.
Publieke en private bestedingen voor werkgerelateerde mobiliteit. Bron: Geldstromen rond werken en mobiliteit in Rijnmond, Februari 2008, Montefeltro in opdracht van Gemeentelijk Havenbedrijf Rotterdam


Drie voorbeelden.
  • In Amsterdam Zuidoost, Nederlands grootste kantorengebied, besteedden werkgevers en 40.000 medewerkers op 4 km² in 2002 aan mobiliteit en werkplekken ca. € 400 mln. In 2005 zijn de private bestedingen tot 2010 geraamd op alléén de bedrijventerreinen van de Noordflank (Hoofddorp–Haarlem–Almere). Het bedrag bleek bijna 2 keer zo hoog als het overheidsbudget voor infra en OV voor de gehele Noordflank: € 9 mrd. vs. 4 mrd. 
  • In Stadsgewest Haaglanden (2005) en de Hanze Allee (Amersfoort–Barneveld–Harderwijk) (2007) zijn ramingen gemaakt van overheidsuitgaven (aanleg en onderhoud OV en Infra) vs. private bestedingen voor werkgerelateerde mobiliteit en kantoorplekken.
NB. Het gaat hier om out-of-pocket kosten, en dus niet om de zg. ´maatschappelijke kosten van de files’. Die staan immers bij geen enkele organisatie in de verlies- en winstrekening.

Het Nieuwe Werken
Wat hebben die onbenutte werkplekken nu te maken met mobiliteit? Het verband lijkt vergezocht, maar ligt toch voor de hand. Werkgevers kunnen kosten besparen wanneer ze minder kantoorruimte gebruiken. Dat is mogelijk door Het Nieuwe Werken in te voeren: telewerken én flexplekken. Medewerkers hoeven minder vaak naar kantoor en dat is goed voor de bereikbaarheid.

Werkgevers kunnen die kostenbesparing nog verder doorvoeren wanneer hun personeel minder met de auto komt. Dat scheelt kosten voor lease en parkeren. Als je langs deze lijn verder redeneert, dan wordt kantoorruimte op stationslocaties interessanter. Die locaties zijn duurder, maar je hebt minder kantooroppervlak nodig. Meer personeel kan met het openbaar vervoer reizen, wat een flinke besparing inhoudt op parkeren en autokosten.

Het Nieuwe Werken gaat over tijd- en plaats onafhankelijk werken, zoals telewerken, thuiswerken, spitsmijdend reizen, ….Deze vorm van werken levert veel besparingen op: werknemers worden productiever en tevredener, de congestie neemt af, er worden minder kilometers verreden en CO2 uitgestoot (zie http://kpvvdashboard-2.blogspot.nl) En last but not least: je hebt nog minder kantoorruimte nodig!

Meso: kantoorwerplek kost bijna € 10.000 per jaar

De omvang van de kosten voor de werkgever 
Wanneer werkgevers en overheden vanuit een samenhangende visie op mobiliteit en werkplekken gaan denken en doen, dan ontstaat er een duidelijke en structurele drive voor het bedrijfsleven om (als een spin off) bij te dragen aan betere bereikbaarheid. De gemoeide bedragen zijn enorm en de verspilling is aanzienlijk.

De enorme omvang van kosten op macroniveau vinden we op het niveau van de afzonderlijke organisatie terug. Wat betekent dit voor de gemiddelde werkgever? (zie Benchmark Mobiliteit.NU 2012, en de toelichting op de Benchmark)

De gemiddelde kosten voor werkplekken belopen 18,9% van de totale kosten voor werkplekken, parkeren, mobiliteit en salarissen. Volgens de NFC/index kost de gemiddelde werkplek bijna € 10.000 per jaar (bron: NFC-benchmark). Maar de gemiddelde bezettingsgraad is laag. Per aanwezige medewerker zijn de kosten van een werkplek dan ook ruim € 17.000/jr.

De kosten voor mobiliteit (excl. parkeren) zijn 5,4% van die totale kosten. De kosten voor leegstaande werkplekken per medewerker zijn zelfs hoger dan de kosten voor mobiliteit per medewerker.

Kosten van werkplekken (€/jr.) Bron: NFC Benchmark


Geen samenhang tussen telewerken, mobiele medewerkers en flexplekken
Slim Werken Slim Reizen suggereert een samenhangende benadering tussen beleid rond werkplekken en rond mobiliteit. In de praktijk is daarvan vaak nog geen sprake, de cijfers uit de Benchmark Slim Werken Slim Reizen maken dit duidelijk.

Weinig flexplekken…
De flexibiliteit van werkplekken is beperkt. Het gemiddeld percentage flexplekken binnen de steekproef is sterk gestegen naar 36%, het varieert van 0% tot 100%. 16 organisaties hebben überhaupt geen flexplekken. Behoudens 2 organisatie met uitsluitend flexplekken, hebben de andere 9 gemiddeld 14,3% flexplekken.

Overigens: er bestaat nog steeds geen eenduidige relatie tussen het voorkomen van flexplekken en de benutting van de werkplek. De 2 organisaties met hoogste werkplekbenutting hebben geen flexplekken. De 2 organisaties met uitsluitend flexplekken hebben gemiddeld geen hogere benutting.

…ook bij veel mobiele medewerkers
Van de vestigingen hebben 13 zg. ‘mobiele medewerkers’. Dit zijn medewerkers die 3 dagen per week of meer op pad zijn, bijvoorbeeld bij de klant. Het percentage mobiele medewerkers verschilt van 5 tot 53%, met een gemiddelde van ruim 25%.

Bij 4 organisaties met 10% of meer mobiele medewerkers hebben deze allen een vaste werkplek. Eén organisatie met 46% mobiele medewerkers heeft geen flexibele werkplekken.

De 6 organisaties met de meeste mobiele medewerkers (gemiddeld 40%) is de werkplekbenutting dan ook bijna 10% lager dan gemiddeld. Bij de werkgever met het grootste aandeel mobiele medewerkers (53%) is de werkplekbenutting 43%.

Een hoog aandeel mobiele medewerkers leidt vreemd genoeg ook niet tot minder werkplekken per medewerker. De 2 organisaties met de meeste mobiele medewerkers (gemiddeld 52,5%), verstrekken 1 werkplek per medewerker. Een andere organisatie heeft 37% mobiele medewerkers en een benutting van 50% - ofwel 2 werkplekken per aanwezige medewerker.

Weinig telewerk…
Telewerk (of ‘Het Nieuwe Werken’) is nog maar beperkt ontwikkeld. 11 organisaties doen op dit vlak niets. Het gemiddeld percentage medewerkers dat telewerkt is nog geen 10%, en varieert van 0% tot 53%.

NB.: bij de organisatie met 53% gaat het om het percentage medewerkers met voorzieningen voor telewerk. Het feitelijk gebruik van die voorzieningen wordt niet bijgehouden, maar is naar zeggen beduidend lager.

In de hier gehanteerde definitie van Telewerker (‘Medewerker die tenminste 1 dag per week thuis of op een satellietkantoor werkt’) is de bepaling ‘tenminste 1 dag’ gehanteerd. Pas dan valt een werkplek vrij.

…zelfs bij veel flexplekken…
Twee organisaties hebben uitsluitend flexplekken, daarvan heeft één 0% telewerk, de ander 7%. De daarop volgende organisatie met de meeste flexplekken (45,9%) doet niets aan telewerk (0%).

…en vice versa
Naarmate het aandeel telewerk toeneemt, zal de werkplekbenutting relatief afnemen. Bij veel telewerk mogen we veel flexplekken verwachten.

Maar de cijfers tonen een om gekeerd beeld. De organisatie met het meeste telewerk (52,2%) heeft op 1.150 werkplekken slechts 10 flexplekken (0,8%). Bij de 2 organisaties volgend op de ranglijst van meeste telewerk komen überhaupt geen flexplekken voor.

Meer informatie

Micro: mobiliteitsbudget voor de werknemer i.p.v. parkeer en werkplekken

Wat betekent dit voor de gemiddelde medewerker? De omvang van kosten is ook op medewerkerniveau terug te vinden. De kosten voor mobiliteit zijn arbeidsvoorwaardelijk beschermd. Daarom is het besparingsperspectief voor werkgevers juist hier beperkt. De kosten voor parkeren en werkplekken maken daarentegen geen deel uit van arbeidsvoorwaarden. En deze belopen een veelvoud van de kosten van mobiliteit.

Hier liggen kansen voor werkgever én voor werknemers: de bedragen zijn groot genoeg om kosten te besparen én om gewenst gedrag van medewerkers te belonen.

 Saillante feiten
  • De kosten voor de werkplek zijn per medewerker ongeveer gelijk aan die van een leaseauto. 
  • De gemiddelde facilitaire uitgaven voor werkplek, mobiliteit en parkeren belopen € 15.700/jr./mdw., bij een gemiddeld brutosalaris van € 44.800/jr. De facilitaire kosten maken gemiddeld 35% uit van het salaris van medewerkers. 
  • De kosten voor onderbenutting van werkplekken per medewerker zijn met € 3.693 hoger dan de gemiddelde jaarlijkse kosten voor mobiliteit van € 3.142 per jaar, óók wanneer de kosten voor parkeren erbij worden geteld. Bij één organisatie kost de onderbezetting € 10.500/mdw./jr. – dat is meer dan de NFC-index voor de werkplekkosten (zie onderstaande tabel).
Facilitaire kosten per medewerker. Bron: NFC-index
  • Van de gescande organisaties heeft 64% flexibele arbeidsvoorwaarden (cafetariasysteem, keuzebudget). Het bedrag per medewerker biedt ruimte voor besparing, maar ook voor het belonen van gewenst gedrag. Bijvoorbeeld thuiswerken op piekdagen of het invoeren van een mobiliteitsbudget. Zo’n mobiliteitsbudget beloont de medewerker voor het gebruik van duurzame vervoerwijzen. Met zo’n budget heeft ook de werkgever voordeel, omdat fietsen en openbaar vervoer hem minder kosten dan de auto. Toch past slechts 1 van de onderzochte werkgevers een vorm van mobiliteitsbudget toe.


Benutting en beloningsruimte per medewerker
In de gangbare verstrekkingspraktijk van arbeidsvoorwaarden verstrekt de werkgever werkplek, mobiliteit en parkeerplaatsen. Om de benutting van werkplekken en parkeerplaatsen te verbeteren kan de werkgever werken met prijsdifferentiatie en belonen van gewenst gedrag. Wanneer hij daarmee de kosten van onderbezetting kan verlagen, is een groot beloningsbudget beschikbaar.

Kosten per medewerker …
De kosten voor mobiliteit per medewerker belopen gemiddeld € 3.142 per jaar, met een ruime bandbreedte: een minimum van € 400 en een maximum van € 6.200.

De kosten voor werkplek per medewerker belopen gemiddeld € 11.211 per jaar, met een ruime bandbreedte: een minimum van € 5.455 en een maximum van € 26.241.

Dit bedrag is vergelijkbaar met de kosten van de leaseauto: gemiddeld € 11.029 per jaar, met een bandbreedte van € 5.760 tot een maximum van € 21.000.

De kosten voor parkeren per medewerker belopen gemiddeld € 360 per jaar, met een bandbreedte van € 50 tot een maximum van € 1.250. Maar de kosten voor een parkeerplaats per automedewerker belopen € 947, met een bandbreedte van € 108 tot een maximum van € 2.503.
Kosten per medewerker. Bron: Benchmark Mobiliteit.NU

Bij elkaar opgeteld is het bedrag per medewerker met een leaseauto jaarlijks € 23.187.


…en als percentage van salarissen
De jaarlijkse kosten voor onderbenutting van werkplekken zijn gemiddeld € 3.693 per medewerker. Bij één organisatie kost de onderbezetting € 10.500/mdw./jr. – dat is meer dan de NFC-index voor de werkplekkosten.

Hierboven zijn de kosten voor mobiliteit vergeleken met de kosten voor werkplekken. De kosten van mobiliteit per medewerker belopen gemiddeld 28% van de kosten voor werkplek per medewerker.

De kosten voor onderbenutting van werkplekken zijn met € 3.693 hoger dan de gemiddelde jaarlijkse kosten voor mobiliteit van € 3.142 per jaar.

De facilitaire kosten (werkplek, mobiliteit, parkeren) maken gemiddeld 35% uit van het salaris van medewerkers. De gemiddelde facilitaire uitgaven voor werkplek, mobiliteit en parkeren belopen € 15.700/jr./mdw., bij een gemiddeld brutosalaris van € 44.800/jr.

De kosten voor werkplekken belopen 23,5% van het gemiddeld brutosalaris, de kosten van onderbenutting van werkplekken per medewerker belopen 8%, de kosten voor mobiliteit ook 8%, de kosten voor de leaseauto 24,6%.

Flexibele verstrekking
Van de gescande organisaties heeft 64% flexibele arbeidsvoorwaarden (cafetariasysteem, keuzebudget).

Maar slechts 1 organisatie in de benchmark past een rudimentaire vorm van mobiliteits-, werplek- en/of parkeerbudget toe.

Bron: Toelichting op de Benchmark Slim Werken Slim Reizen, Mobiliteit.NU, 2012